Lineamientos Generales del POA de la DPCLC

Lineamientos Generales para la Elaboración del Plan Operativo Anual (POA)

Plan Operativo Anual (POA)

Es un programa de acción de corto plazo, basado en las políticas, normas y procedimientos de Prevención y Control de Legitimación de Capitales, que deberá diseñar el Oficial de Cumplimiento, conjuntamente con el Comité de Prevención y Control y la Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales, a los fines de evitar que las entidades aseguradoras y reaseguradoras, productores de seguros, sociedades de corretaje de seguros y reaseguros, financiadoras de primas y demás personas y empresas regidas por la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, sean utilizadas por la delincuencia organizada como instrumentos para la comisión del delito grave de Legitimación de Capitales.

Elaboración del Plan Operativo Anual (POA)

Para el diseño del Plan Operativo Anual, se deberán considerar algunos elementos esenciales, que permitan la asignación del material y talento humano, en cada una de las actividades que hagan posible el cumplimiento y ejecución del correspondiente Plan, de conformidad con lo establecido en el artículo 26 de la Providencia Administrativa Nº 000514.

El Plan Operativo Anual deberá estar conformado por:

  • Actividades:

Es el conjunto de acciones planificadas por los Sujetos Obligados, encaminadas a la realización de las metas a lograr con la ejecución del Plan Operativo Anual, en la que deben indicar la tarea a realizar.

  • Metas:

Es la medida cuantitativa de la realización y ejecución de las actividades del Plan Operativo Anual. Cada meta debe ser concreta y evaluable.

  • Costos:

 Representa una porción del gasto en que se incurrirá por concepto de adquisición de artículos, productos o servicios a obtener para lograr las metas. Deberá indicar expresamente los insumos financieros en que incurrirá el Sujeto Obligado para la ejecución de cada actividad planificada.

  • Insumos:

Consiste en enumerar los recursos que serán aplicados para la ejecución de las actividades previstas en el Plan Operativo Anual. Dichos recursos deben estar referidos a varios elementos: financieros, humanos, jurídicos y demás herramientas necesarias para la planificación de las actividades a ser ejecutadas.

  • Tiempo de ejecución:

Consiste en distribuir las actividades a desarrollar durante un periodo de tiempo determinado. Es necesario señalar el inicio y término de lapso durante el cual se realizará cada una de las acciones programadas.

  • Responsables Definidos:

Consiste en indicar la persona natural responsable en la ejecución de cada actividad, así como la unidad administrativa respectiva.

  • Resultados:

Se refiere a los efectos esperados durante el periodo de tiempo en el cual está proyectada la ejecución de cada actividad prevista en el Plan Operativo Anual.

Presentación del Plan Operativo Anual (POA)

Los Sujetos Obligados deben diseñar el Plan Operativo anualmente, el cual una vez discutido y aprobado por la Junta Directiva deberá ser remitido a esta Superintendencia de la Actividad Aseguradora, para su posterior revisión y efectuar las observaciones a que tenga lugar.

Remisión del POA al Órgano Rector

Deberá ser remitido durante los primeros cuarenta y cinco (45) días continuos siguientes al final de cada año.

Actividades que debe contener el Plan Operativo Anual (POA)

Entre las actividades propuestas, de conformidad con lo establecido en la Providencia Administrativa Nº 000514.

I. Planes de Adiestramiento, Capacitación, y Sensibilización en materia de Prevención y Control de Legitimación de Capitales

  • Enunciar los planes de adiestramiento común para todo el personal.
  • Determinar los planes de sensibilización sobre los riesgos de legitimar capitales.
  • Formar y mantener al talento humano, actualizado, considerando que el contenido del programa para la Prevención y Control de Legitimación de Capitales, debe adecuarse a las funciones específicas que cada empleado ejerza, de acuerdo con su posición y vínculos en la empresa, sea: personal que tiene contacto directo con el público, incluyendo gerentes, directores, productores, en general personal de todos los niveles.

II. Planes de Supervisión

  • Enunciar los mecanismos de supervisión, relacionados con las Políticas “Conozca a su Cliente”, “Conozca a su Empleado,” “Conozca a su Productor” y demás políticas internas adoptadas por su representada para la Prevención y Control de la Legitimación de Capitales.
  • Apoyar y vigilar la coordinación de cada unas de las acciones, destinadas a la Prevención y Control de la Legitimación de Capitales, de tal manera que se realicen en forma satisfactoria.

III. Planes de Auditoría

  • Enunciar actividades, que permitan examinar la gestión y formación de los auditores internos en cuanto a las estrategias empleadas para el seguimiento, evaluación, control y cumplimiento de las disposiciones legales, a los fines de prevenir, controlar y detectar operaciones inusuales o sospechosas relacionadas con la legitimación de capitales.

IV. Adquisición, Implementación o Perfeccionamiento de los Sistemas de Información de Detección de Operaciones Inusuales y Sospechosas

  • Enunciar la adquisición e implementación de un sistema tecnológico acorde, que permita conocer y controlar transacciones complejas, desusadas o no convencionales efectuadas por personas naturales y/o jurídicas, tales como:
  • Actualización o perfeccionamiento de las herramientas de información, base de datos, procesamiento electrónico y cualquier otro programa íntegro, que permita detectar operaciones inusuales y/o sospechosas.
  • Establecer procedimientos eficientes y eficaces que permitan la detección de actividades sospechosas y la comunicación oportuna entre las dependencias del Sistema Integral de Prevención y Control.

V. Programas Adicionales para Incrementar la Eficiencia y Eficacia de la Administración del Riesgo

  • Implementar mecanismos que permitan identificar, cuantificar y controlar los riesgos a los que están expuestos los Sujetos Obligados, basándose en los principios de transparencia, mejor diligencia debida y buena fe.
  • Evaluar los programas que incrementen la eficiencia en la Administración del Riesgo.
  • Fortalecer los controles internos y las medidas preventivas adoptadas, en relación a los diferentes productos y servicios ofrecidos a los clientes.
  • Medidas preventivas de las nuevas estrategias de  productos y/ o servicios a ofrecer.

Por otra parte, es importante indicar que las actividades antes señaladas se mencionan a título enunciativo, por lo que no tienen carácter limitativo.

Plan Operativo Anual

1. Información del Sujeto Obligado

Denominación o razón social.
Dirección:
Teléfonos:

2. Información del Responsable de la elaboración del Plan.

Nombres:
Apellidos:
Cargo:
Teléfonos:
Email:

3. Datos del proyecto.

Nombre del proyecto.
Fecha de elaboración:
Periodo de ejecución:

Actividades Metas Costos Insumos Tiempo de Ejecución Responsables Definidos Resultados
             
             

 

Anexar: Certificación del Acta de Junta Directiva, donde conste la aprobación del Plan Operativo Anual.

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