TÍTULO I
DISPOSICIONES
GENERALES
Artículo 1.- El objeto de la
presente Providencia es establecer y unificar las normas y
procedimientos que como mínimo deben seguir los Sujetos Obligados, con
el fin de evitar que sean utilizados como intermediarios para la
legitimación de capitales provenientes de las actividades ilícitas
establecidas en la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y
Psicotrópicas, o de otras actividades delictivas conforme a la
legislación venezolana; y permitir a esta Superintendencia de Seguros,
el control, inspección, vigilancia, supervisión y fiscalización de tales
operaciones que puedan realizarse a través del Sistema Asegurador
Venezolano.
Artículo 2.- A los efectos de
la presente Providencia, se entenderá por Sujetos Obligados a las
empresas de seguros y reaseguros autorizadas para operar en el país, las
sociedades de corretaje de seguros y reaseguros, así como a las personas
jurídicas que se dediquen al financiamiento de primas.
Artículo 3.- La presente Providencia
será de obligatorio cumplimiento para los Sujetos Obligados, los cuales
no sólo deberán cumplir las normas y establecer las políticas,
procedimientos y mecanismos internos de prevención y control que se
establecen en la presente Providencia, sino que además deberán demostrar
que las han implementado y puesto en práctica, cuando les sea requerido
por esta Superintendencia de Seguros o por los Organismos
Jurisdiccionales.
TÍTULO
II
DE LA
PREVENCIÓN
Artículo 4.- Los Sujetos Obligados
deberán diseñar e implementar un Sistema Integral de Prevención y
Control, en los términos exigidos en la presente Providencia, para la
prevención de la legitimación de capitales, que comprenda medidas de
control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que la ejecución
de sus operaciones se utilice como instrumento para el ocultamiento,
manejo e inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u
otros bienes provenientes de actividades delictivas o para dar
apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las
mismas.
Artículo 5.- El Sistema Integral de
Prevención y Control al que se refiere el artículo anterior, deberá
involucrar y estimular en la lucha contra la legitimación de capitales a
las dependencias, funcionarios y personas de todos los niveles de la
actividad aseguradora que en cualquier forma puedan contribuir a
prevenir y detectar los intentos de legitimar capitales. Todos los
empleados de los Sujetos Obligados, incluyendo a su junta directiva, de
ser el caso, deberán ser capacitados, entrenados y concientizados en lo
relativo al combate y detección de este delito.
En consecuencia, deberán diseñar un “Plan
Operativo Anual”, dirigido a prevenir la legitimación de capitales en
todas sus etapas como son: procesamiento, integración y aceptación.
Artículo 6.- La estructura del
Sistema Integral de Prevención y Control estará compuesto de la
siguiente manera:
1. La junta directiva del Sujeto Obligado.
2. El presidente del Sujeto Obligado o
quien haga sus veces.
3. El Oficial de Cumplimiento de Prevención
de Legitimación de Capitales.
4. El Comité de Prevención y Control de
Legitimación de Capitales.
5. La Unidad de Prevención y Control de
Legitimación de Capitales.
6. El Responsable de Cumplimiento designado
en cada área de riesgo.
Artículo 7.- La junta directiva de
los Sujetos Obligados tendrá las siguientes obligaciones:
1. Revisar
y aprobar las políticas, estrategias y planes de prevención y control
presentados a su consideración por el Oficial de Cumplimiento, que
comprendan al menos los siguientes aspectos:
a)
Políticas, procedimientos y
controles internos, eficientes y eficaces que aseguren un alto nivel de
rendimiento, de ética y moral por parte de los empleados del Sujeto
Obligado.
b)
Programas continuos de entrenamiento
de empleados que trabajan en áreas sensibles en materia de prevención y
control de la legitimación de capitales.
c)
Mecanismos eficientes para que las
actividades realizadas a través de auditoría interna y externa
permitan controlar sistemas y actividades.
2. Recibir
y analizar los informes periódicos elaborados por el Oficial de
Cumplimiento, considerando las deficiencias y debilidades planteadas,
así como las recomendaciones indicadas para mejorar las políticas,
procedimientos y mecanismos internos de prevención y control de
legitimación de capitales, a objeto de implementar las acciones
correctivas pertinentes.
3. Proporcionar
la infraestructura organizativa, funcional y presupuestaria idónea para
que pueda ser eficiente y eficaz el sistema integral de prevención y
control.
4. Aprobar
la designación de los “Empleados Responsables de Cumplimiento” exigidos
por la presente Providencia para cada una de las áreas sensibles de
legitimación de capitales de los sujetos sometidos a las presentes
normas.
Artículo 8.- El presidente de
los Sujetos Obligados o quien haga sus veces, tendrá las siguientes
responsabilidades:
1.
Supervisar y controlar el
cumplimiento de las obligaciones asignadas al Oficial de Cumplimiento y
al Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales.
2. Proponer
a la junta directiva del Sujeto Obligado, la designación de los
“Empleados Responsables de Cumplimiento” exigidos por la presente
Providencia para cada una de las áreas sensibles de legitimación de
capitales.
Artículo 9.- El Oficial de
Cumplimiento será un funcionario de alto rango o nivel, con poder de
decisión, que dependa y reporte directamente al presidente del Sujeto
Obligado, quien tiene bajo su responsabilidad velar por el cumplimiento
de todas las normas que debe seguir el Sujeto Obligado, en virtud de la
supervisión ejercida por esta Superintendencia de Seguros, incluyendo
aquellas relativas al área de prevención y control de legitimación de
capitales.
Entre sus funciones estará coadyuvar en la
prevención y control del delito grave de legitimación de capitales, para
lo cual deberá promover el conocimiento y supervisar el cumplimiento de
la legislación vigente, el código de ética, las normas y procedimientos
destinados a evitar que el Sujeto Obligado o alguna de sus empresas, si
se trata de un grupo económico, sea utilizado para la legitimación de
capitales provenientes de actividades ilícitas. Para el cumplimiento de
las responsabilidades señaladas deberá estar dotado de una estructura
organizativa y presupuestaria idónea y se le facultará con poder de
decisión, acción y autoridad funcional suficiente para que pueda
ejecutar la labor que se le asigna en la presente Providencia.
La autoridad funcional y las decisiones que
en el marco de la ejecución de sus actividades ejerza o adopte el
Oficial de Cumplimiento, serán de observancia obligatoria por parte de
todos los ejecutivos de línea o unidades asesoras del Sujeto Obligado,
de acuerdo a lo establecido en la presente Providencia, una vez que
dichas decisiones sean aprobadas por el presidente del Sujeto Obligado.
Artículo 10.- El Oficial de
Cumplimiento tendrá las siguientes funciones:
1. Ejercer
la presidencia del Comité de Prevención y Control de Legitimación de
Capitales.
2.
Diseñar conjuntamente con el Comité
y la Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales, un
“Plan Operativo Anual”, que deberá ser aprobado por la junta directiva,
basado en las políticas, programas, normas y procedimientos internos de
prevención y control de legitimación de capitales y del tráfico y
consumo de drogas, para los trabajadores del Sujeto Obligado.
3. Supervisar
el cabal cumplimiento de las disposiciones contenidas en el Parágrafo
Único del Artículo 101 de la Ley Orgánica sobre Sustancias
Estupefacientes y Psicotrópicas y en esta Providencia, en relación con
la utilización de la previsión allí establecida. Toda aplicación de
fondos relacionados con el mencionado artículo, deberá ser previamente
aprobada por el Oficial de Cumplimiento.
4. Mantener
las relaciones institucionales con la Comisión Nacional Contra el Uso
Ilícito de las Drogas, con esta Superintendencia de Seguros a través de
la Unidad de Prevención de Legitimación de Capitales, así como con otras
autoridades competentes, organizaciones no gubernamentales e
instituciones dedicadas a la prevención, represión y control de la
legitimación de capitales y el tráfico y consumo de drogas. Igualmente,
representará al Sujeto Obligado en convenciones, eventos, foros, comités
y actos oficiales nacionales e internacionales relacionados con la
materia, cuando sea designado por el presidente del Sujeto Obligado.
5. Coordinar
y Supervisar la gestión del Comité y de la Unidad de Prevención y
Control de Legitimación de Capitales, así como el cumplimiento de la
normativa vigente y de los controles internos por parte de las otras
dependencias administrativas, con responsabilidad en la ejecución de los
planes, programas y normas de prevención, incluyendo las sucursales y
agencias.
6. Presentar
informes anuales y trimestrales a la junta directiva del Sujeto
Obligado, los cuales deberán contener, además de la gestión, sus
recomendaciones para el mejoramiento de los procedimientos adoptados.
Los informes señalados deberán estar a disposición de los funcionarios
de esta Superintendencia de Seguros durante las inspecciones, o
remitidos a este Organismo en los casos en que les sea requerido.
7. Coordinar
las actividades de formación y capacitación del personal de los Sujetos
Obligados, en lo relativo a la legislación, reglamentación y controles
internos vigentes, así como en las políticas y procedimientos
relacionados con la prevención y control de la legitimación de capitales
provenientes de actividades ilícitas y del consumo y tráfico de drogas.
Igualmente, coordinar el desarrollo de estrategias comunicacionales
dirigidas a los clientes en relación con la materia.
8. Elaborar
normas y procedimientos de verificación, análisis financiero y operativo
sobre los casos de clientes que presenten operaciones inusuales y/o
sospechosas, para ser aplicadas en las unidades o dependencias del
Sujeto Obligado, relacionadas con la prevención, control y detección de
operaciones de legitimación de capitales.
9. Enviar
a la Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales de esta
Superintendencia de Seguros, los reportes de actividades sospechosas que
el Comité de Prevención y Control de la Legitimación de Capitales del
Sujeto Obligado reciba de la Unidad respectiva con un análisis sucinto
de la operación efectuada, así como las respuestas a las solicitudes de
información relacionadas con la materia que ésta y otras autoridades
competentes requieran, dentro de los plazos establecidos por las leyes y
comunicaciones de solicitud de información.
10. Otras
relacionadas con la materia, a juicio de la junta directiva de los
Sujetos Obligados.
Artículo 11.- El Comité de
Prevención y Control de Legitimación de Capitales será un órgano
colegiado, compuesto por empleados del más alto nivel jerárquico que
dirijan las diferentes áreas del Sujeto Obligado con responsabilidad en
las labores de prevención, control y detección de operaciones
sospechosas, a fin de coordinar las medidas preventivas tendentes a
combatir la legitimación de capitales, debiendo enviar a esta
Superintendencia de Seguros la identificación, cargo, dirección y
teléfono laboral de las personas que lo conforman, manteniendo
debidamente actualizada esta relación. El Comité deberá estar presidido
por el Oficial de Cumplimiento del Sujeto Obligado y tendrá las
siguientes atribuciones y obligaciones:
1. Participar
en el diseño de las políticas, estrategias, planes, programas, normas y
procedimientos, así como los informes de gestión a ser presentados para
su aprobación por la junta directiva del Sujeto Obligado.
2. Discutir
los reportes de Actividades Sospechosas presentados por el Oficial de
Cumplimiento, previamente analizados en la Unidad de Prevención y
Control de Legitimación de Capitales, con el objeto de que los mismos
sean reportados a la Unidad de Prevención de Legitimación de Capitales
de esta Superintendencia de Seguros.
3. Otras,
a juicio de la junta directiva de los Sujetos Obligados.
Serán exceptuados de pertenecer al Comité
de Prevención y Control de Legitimación de Capitales, los empleados que
desempeñen cargos en las áreas de Auditoría y Contraloría, por ser
Órganos de supervisión y fiscalización del Sujeto Obligado. El Comité
estará conformado por el funcionario responsable de más alto rango de
las áreas de Producción o Negocios, Internacional, Recursos Humanos,
Consultoría Jurídica, Tesorería, Seguridad y por el Oficial de
Cumplimiento. En los casos en los cuales el Oficial de Cumplimiento lo
considere necesario, convocará a cualquier otro miembro del Sujeto
Obligado que esté relacionado con el caso específico a tratar.
Artículo 12.- La Unidad de
Prevención y Control de Legitimación de Capitales será el órgano técnico
operativo del Sujeto Obligado. Dicha Unidad estará dirigida por una
persona suficientemente capacitada y de reconocida solvencia moral y
ética, con la misión de analizar, controlar y detectar la legitimación
de capitales y comunicarle al Oficial de Cumplimiento, de quién
dependerá, toda la información relativa a las operaciones o hechos que
puedan estar relacionados con este delito, además de ejercer las
funciones de la Secretaría del Comité de Prevención y Control de
Legitimación de Capitales. A tal efecto, la junta directiva del Sujeto
Obligado adoptará las medidas necesarias para que la referida Unidad
esté dotada de la organización, el personal a dedicación exclusiva, así
como de los recursos materiales, técnicos y el entrenamiento adecuado
para el cumplimiento de las siguientes funciones:
1. Recibir
y analizar los reportes internos de actividades sospechosas enviados por
las diferentes dependencias del Sujeto Obligado a los fines de
determinar, previo análisis e investigación, si hay indicios suficientes
para calificar los hechos o transacciones como actividades sospechosas.
2. Elaborar
los reportes de actividades sospechosas, para su análisis, firma y
posterior presentación al Comité a fin de proceder a su aprobación, y
posterior remisión a la Unidad de Prevención de Legitimación de
Capitales de esta Superintendencia de Seguros.
3. Consolidar
mensualmente las operaciones realizadas por sus clientes, esto es,
contratación de seguros de ramos generales, seguros de ramos de vida y
fianzas (independientemente unas de otras).
4. Implementar
sistemas de supervisión que permitan realizar un seguimiento continuo y
en tiempo real para detectar tendencias o cambios abruptos de las
operaciones de los clientes que se efectúen en las sucursales, agencias
y oficinas del Sujeto Obligado.
5. Supervisar
el cumplimiento de las normas de prevención y procedimientos de
detección que deben efectuar otras dependencias y empleados del Sujeto
Obligado.
6. Recabar,
analizar y preparar para su distribución interna la información sobre
nuevas técnicas utilizadas por los legitimadores de capitales para
lograr sus fines ilícitos y para mantener actualizado al personal sobre
el tema de legitimación de capitales.
7. Elaborar
planes de adiestramiento referentes al tema de legitimación de capitales
y presentarlos al Oficial de Cumplimiento para su aprobación, así como
ejecutar las actividades de adiestramiento que le hayan sido
establecidas en dicho Plan.
8. Efectuar
la revisión y transmisión de los reportes mensuales a esta
Superintendencia de Seguros.
9. Mantener
actualizado un sistema de biblioteca, hemeroteca y material literario y
audiovisual, referente a los temas de prevención de legitimación de
capitales y de tráfico y consumo de drogas.
10. Otras,
a juicio del Oficial de Cumplimiento o junta directiva de los Sujetos
Obligados.
Artículo 13.- El personal mínimo
asignado a la Unidad de Prevención y Control de Legitimación de
Capitales será de cuatro (4) personas. Los Sujetos Obligados aumentarán
el personal asignado a la Unidad, de acuerdo al número de sus empleados,
de sus clientes, de sus sucursales y agencias, así como la cantidad y
tipos de productos que ofrezcan a sus clientes, de tal manera que puedan
cumplir adecuadamente con las funciones asignadas a dicha Unidad.
En
todo caso, esta Superintendencia de Seguros, previa solicitud y
evaluación, podrá eximir del cumplimiento de esta obligación a los
Sujetos Obligados que dentro de su estructura organizativa tengan una
nómina inferior a treinta (30) empleados, así mismo podrá exigir que se
aumente el personal asignado a la mencionada Unidad, cuando lo considere
necesario.
Artículo 14.- La Unidad de
Prevención y Control de Legitimación de Capitales podrá organizarse de
la siguiente manera, dependiendo de los factores que fueron mencionados
en el artículo anterior:
1. Dirección
o Gerencia de la Unidad.
2. Sección
de Análisis y Supervisión de Operaciones Financieras; para ejercer
funciones de seguimiento, detección, análisis y reporte de operaciones
sospechosas, así como satisfacer las solicitudes de información de las
autoridades competentes.
3. Sección
de Prevención y Control; dedicada a la elaboración de normas y
procedimientos, entrenamiento del personal del Sujeto Obligado y control
del cumplimiento de las normas y procedimientos.
4. Sección
de Estadísticas y Análisis Estratégico, la cual ejercerá las funciones
de mantenimiento de registros, elaboración de estadísticas y análisis,
elaboración de informes estratégicos y detección de tipologías de
legitimación de capitales y diseñar sus respectivas contramedidas.
Artículo 15.- El Responsable de
Cumplimiento será seleccionado del personal de cada área (auditoría
interna, recursos humanos, seguridad, informática y las demás que sean
competentes), así como de las oficinas, agencias o sucursales, para que
cumplan adicionalmente a las funciones que tienen asignadas, la de
servir de enlace con el Oficial de Cumplimiento y aplicar y supervisar
las normas de prevención y control de las actividades de legitimación de
capitales en cada una de sus áreas de responsabilidad; para lo cual debe
ser designado individualmente por escrito, especificadas claramente sus
funciones y dotado de los conocimientos e instrumentos necesarios para
el cabal cumplimiento de las mismas. Cuando se trate de Grupos
Económicos, deberá igualmente nombrarse un Responsable de Cumplimiento
en cada una de las empresas del Grupo.
Artículo 16.- Los Sujetos Obligados
que cuenten con un número igual o inferior a quince (15) trabajadores,
no estarán obligados a constituir el Comité y la Unidad de Prevención y
Control de Legitimación de Capitales, no obstante, voluntariamente,
podrán constituir alguna o ambas dependencias; si no lo hicieran, el
socio, accionista o directivo que desempeñe el cargo de mayor jerarquía
asumirá las responsabilidades correspondientes al control, prevención y
detección previstas en esta Providencia.
Artículo 17.- Los Sujetos Obligados
deberán diseñar un Plan Operativo Anual. Dicho Plan deberá indicar los
resultados que se esperan obtener a través de su desarrollo y
aplicación, indicando los productos (bien, servicio o acto de
regulación) que se generarán durante el período de aplicación del Plan,
entre los cuales debe incluirse, de acuerdo con las actividades
propuestas, la adquisición, implementación o perfeccionamiento de sus
sistemas de información de detección de operaciones inusuales y
sospechosas, planes de adiestramiento para los diferentes trabajadores
de las distintas áreas sensibles, planes de supervisión así como de
auditoría, perfeccionamiento de mecanismos, procedimientos y
periodicidad de la supervisión y programas adicionales para incrementar
la eficiencia y eficacia en la administración del riesgo.
El Plan Operativo Anual se diseñará y ejecutará con la consideración de
sus insumos, productos y resultados. Cada operación del Plan se
conformará con: actividades, metas, costos, tiempo de ejecución y
responsable definido.
Artículo 18.- Los Sujetos Obligados
deberán adoptar un Código de Ética, de carácter general, que incluya los
aspectos concernientes a la prevención y control de la legitimación de
capitales y el tráfico y consumo de drogas, de obligatorio conocimiento
y cumplimiento para todo su personal, que permita crear un clima de
elevada moral y poner en práctica medidas encaminadas a aumentar la
sensibilidad de su personal ante los efectos de la legitimación de
capitales, mediante el establecimiento de criterios que permitan
anteponer los principios éticos al logro del lucro y a los intereses
personales.
El Código de Ética deberá ser aprobado por
la junta directiva del Sujeto Obligado y encontrarse disponible para su
revisión por parte de los funcionarios de esta Superintendencia de
Seguros durante las inspecciones y remitido a la Unidad de Prevención de
Legitimación de Capitales de este Organismo para su revisión en caso que
sea requerido.
Artículo 19.- Los Sujetos Obligados
que conformen un Grupo Económico podrán elaborar un Código de Ética,
constituir un Comité y una Unidad de Prevención y Control de
Legitimación de Capitales y designar un Oficial de Cumplimiento, común
para todas las empresas del grupo económico, siempre que se reúnan las
siguientes condiciones:
1. Ambas
dependencias y el Oficial de Cumplimiento deben estar ubicados en la
empresa que constituya la unidad de decisión y de gestión del Grupo
Económico.
2. La
Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales debe tener
capacidad para controlar las operaciones que se realicen en todas las
empresas del Grupo Económico, en los mismos términos a los establecidos
en esta Providencia para las instituciones individualmente consideradas.
3.
El Oficial de Cumplimiento debe ser
dotado de autoridad sobre todas las empresas del grupo en el área de su
competencia.
Artículo 20.- Los miembros de la
junta directiva del Sujeto Obligado deberán asumir por escrito, como
parte de su plan operativo, un Compromiso Institucional para prevenir la
legitimación de capitales. El Compromiso Institucional debe mantenerse
actualizado con la firma de todos los miembros de la junta directiva del
Sujeto Obligado y encontrarse disponible para su revisión durante las
inspecciones que realice esta Superintendencia de Seguros.
Artículo 21.- Los mecanismos de
control adoptados por los Sujetos Obligados regidos por la presente
Providencia deben consolidarse en un Manual de Políticas, Normas y
Procedimientos de Prevención y Control de Legitimación de Capitales,
aprobado por la junta directiva del Sujeto Obligado, considerando sus
características propias, su naturaleza jurídica, así como los diferentes
productos y servicios que ofrece a sus clientes.
El Manual de Políticas, Normas y
Procedimientos de Prevención y Control de Legitimación de Capitales
deberá contener como mínimo los siguientes aspectos:
1. Información
sobre la delincuencia organizada, el tráfico de drogas y la legitimación
de capitales, incluyendo aspectos teóricos sobre instrumentos, esquemas
y tipologías utilizadas para la comisión de este delito.
2. Políticas
operativas institucionales y procedimientos contra legitimación de
capitales.
3. Compromiso
Institucional.
4. Código
de Ética.
5. Programas
de prevención y control, incluyendo los derivados de la política Conozca
a su Cliente, Conozca a su Empleado y Conozca su Marco Legal, así como
los de detección de actividades sospechosas.
6. Procedimientos
de verificación de datos e información aportada por los clientes.
7. Canales
de comunicación e instancias de reporte entre la Unidad de Prevención y
Control de la Legitimación de Capitales, responsables de cumplimiento,
dependencias, oficina principal, sucursales y agencias y el Oficial de
Cumplimiento con relación a sus actividades preventivas contra la
legitimación de capitales y el tráfico y consumo de drogas.
8. Responsabilidades
del Oficial de Cumplimiento en su carácter de Presidente del Comité, del
funcionario que dirige la Unidad de Prevención y Control de Legitimación
de Capitales, de los empleados responsables de cumplimiento en auditoría
interna, seguridad, gerentes de sucursales, agencias y oficinas y las de
cada empleado a todos los niveles de las áreas sensibles en la
prevención, detección y reporte interno de operaciones inusuales y
sospechosas.
9. Lista
de Señales de Alerta que consideren la naturaleza específica de cada
Sujeto Obligado, los productos o servicios que ofrecen, los niveles de
riesgo o cualquier otro criterio que resulte apropiado. Para la
elaboración de esta lista se considerarán las que han sido desarrolladas
por los organismos internacionales, grupos de acción financiera
internacionales, unidades de inteligencia financiera de otros países,
las policías nacionales, extranjeras e internacionales, los aportados
por esta Superintendencia de Seguros y por los propios Sujetos
Obligados, las cuales deben transmitirse de una Institución a otra,
preferiblemente a través de las asociaciones que las agrupan.
10.
Sanciones por el
incumplimiento de procedimientos de prevención y control establecidas en
las leyes vigentes.
11.
Conservación de los
registros y su disponibilidad para las autoridades de Investigación
Policial, Ministerio Público, Organismos Supervisores y Órganos
Jurisdiccionales.
12.
Todos los demás que la junta
directiva del Sujeto Obligado considere pertinentes.
Artículo 22.- Los Sujetos Obligados, a requerimiento de esta
Superintendencia de Seguros, deberán enviar los Manuales de Políticas,
Normas y Procedimientos de Prevención y Control contra Legitimación de
Capitales para su revisión y aprobación. Los mismos deberán mantenerse
actualizados posteriormente de acuerdo con las necesidades y a las
nuevas disposiciones que se emitan, debiendo estar disponibles para que
dichas actualizaciones sean revisadas durante las inspecciones que
realicen los funcionarios del Organismo.
Artículo 23.- El Oficial de
Cumplimiento deberá ser consultado por las Unidades de Mercadeo,
Negocios, Captación o similares, acerca de las medidas preventivas que
deben ser establecidas cuando se prevea implementar nuevas estrategias
de ventas o el Sujeto Obligado prepare el lanzamiento de nuevos
productos.
TÍTULO III
POLÍTICA CONOZCA A SU CLIENTE
Artículo 24.- Los Sujetos Obligados
deberán establecer registros individuales de cada uno de sus clientes
con el fin de obtener y mantener actualizada la información necesaria
para determinar fehacientemente su identificación y las actividades
económicas a las que se dedican, a los efectos de definir su perfil
financiero y adoptar parámetros adecuados de segmentación, que permitan
determinar el rango en el cual se desarrollan normalmente las
operaciones que realizan los clientes y las características del mercado,
o por cualquier otro instrumento de similar eficacia, por niveles de
riesgo, por clase de producto o cualquier otro criterio que le permita
identificar las operaciones inusuales o sospechosas. Los datos incluidos
en el registro individual y los documentos obtenidos relativos al
cliente y sus actividades, conformarán el Expediente del Cliente.
Artículo 25.- Los Sujetos Obligados
deberán contar con información individual de cada uno de sus clientes,
esto es, asegurados, contratantes o beneficiarios de pólizas, fianzas,
fideicomisos y otros encargos de confianza y contratos administrados de
salud, ordenada a través de registros de clientes, concebidos por medios
físicos, electrónicos o magnéticos, la cual deberá estar a disposición
de las autoridades competentes. Estos registros contentivos de
los documentos que se generen o reciban como consecuencia de la
investigación, deberán conservarse por lo menos por un período de cinco
(5) años, este plazo se contará a partir del día en que finalicen las
relaciones con el cliente. Como mínimo la información deberá contener
los siguientes datos: nombres y apellidos del contratante, asegurado o
beneficiario o denominación de la persona jurídica, el número de cédula
de identidad o pasaporte o número de Registro de Información Fiscal (RIF),
según el caso, dirección de habitación y de oficina así como los números
telefónicos y la actividad económica, comercial o profesional, oficio u
ocupación a la que se dedique, con especial mención si se trata del
ejercicio independiente, empleado o socio y la capacidad económica o
financiera no solamente del negocio que se proponga sino del conjunto.
Artículo 26.- Cuando se trate de
pólizas de seguros la información a la que alude el artículo anterior
procederá de las solicitudes de pólizas. El intermediario de seguros,
trátese de agente exclusivo, corredor o sociedad de corretaje de seguros
asumirá la obligación de conseguir la identificación íntegra del
asegurado, contratante o beneficiario y la empresa de seguros deberá
verificar que la información contenida en la solicitud ha sido remitida
de manera completa. Asimismo, deberá contener dicha solicitud al pie de
la misma una declaración de fe del contratante, asegurado o beneficiario
de que el dinero utilizado para el pago de la prima de la póliza
suscrita, el contrato de financiamiento de primas u otros contratos
proviene de una fuente lícita y por lo tanto no tiene relación alguna
con dinero, capitales, bienes, haberes, valores o títulos producto de
las actividades o acciones a que se refiere el artículo 37 de la Ley
Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas u otras
conductas tipificadas en la legislación venezolana.
En caso de no existir intermediario la
obligación correrá por cuenta de la compañía aseguradora o reaseguradora.
Artículo 27.- La identificación del
cliente se realizará a través de la cédula de identidad laminada para
personas naturales venezolanas y extranjeras residentes en el país, y
pasaporte para personas naturales extranjeras no residentes. En el caso
de personas jurídicas domiciliadas en el país, la identificación se
efectuará a través del Registro de Información Fiscal (RIF), de los
documentos constitutivos de la empresa, sus estatutos sociales y
modificaciones posteriores, debidamente inscritos en el Registro
Mercantil o en el Registro Civil. Cuando se trate de personas jurídicas
no domiciliadas en el país, dichos documentos y poderes de sus
representantes legales, deberán estar debidamente legalizados por el
Consulado de la República Bolivariana de Venezuela en el respectivo
país, o contar con la respectiva apostilla, y traducidos por un
intérprete público al idioma castellano.
Cuando se trate de personas jurídicas,
deberá dejarse constancia de la identificación de las personas naturales
a través de las cuales se mantienen relaciones con la empresa
aseguradora o reaseguradora, exigiendo los mismos documentos
establecidos para las personas naturales.
Copia de los mencionados documentos de
identidad deberán ser archivados en el Expediente del Cliente que se
encuentra en la oficina o sucursal donde fue contratado el seguro,
fianza, fideicomisos y otros encargos de confianza y contratos
administrados de salud. En el Expediente del Cliente, adicionalmente
debe incluirse lo siguiente:
1. Formato
de solicitud de seguro, fianza, fideicomisos, otros encargos de
confianza y contratos administrados de salud;
2. Contratos
de seguros, fianzas, fideicomisos, otros encargos de confianza y
contratos administrados de salud suscritos;
3. Declaración
jurada de origen y destino de los fondos;
4. Constancia
de las acciones de verificación inicial y periódica realizadas por la
Institución.
5. Toda
documentación que la Institución considere conveniente mantener en este
expediente.
Artículo 28.- Cuando existan
indicios o certeza de que los clientes no actúan por cuenta propia, se
deberá recabar la información precisa, a fin de conocer tanto la
identidad de los representantes, apoderados y autorizados, como de las
personas por cuenta de las cuales actúan en los términos previstos en el
presente artículo, así como los documentos que los acreditan como tales.
Artículo 29.- En caso de comprobarse
la falsedad de algunos de los datos aportados, después de haber suscrito
el contrato de seguros, de fianza, fideicomisos, otros encargos de
confianza y contratos administrados de salud, el Gerente de la Agencia o
Sucursal, la Unidad de Prevención de Legitimación de Capitales y el
Oficial de Cumplimiento, analizarán el caso y de considerarlo
procedente, este último informará dicha situación como una actividad
sospechosa a la Unidad de Prevención de Legitimación de Capitales de
esta Superintendencia de Seguros, indicando los datos verdaderos con
relación al cliente, si los hubiera obtenido, pudiéndose anular el
contrato suscrito en virtud de la legislación que regula el Contrato de
Seguros.
Título IV
Adiestramiento
del Personal
Artículo 30.- A fin de prevenir las operaciones de legitimación de
capitales indicadas en esta Providencia, los Sujetos Obligados,
diseñarán y desarrollarán un Programa Anual de Adiestramiento,
contemplando los objetivos, contenido, estrategias metodológicas y
mecanismos de evaluación. Para el diseño de este Programa, debe
considerarse la audiencia a la cual van dirigidas las diferentes
actividades programadas, tomando en cuenta las funciones específicas que
los diferentes empleados ejerzan en la Institución, por lo que deberán
establecer actividades especialmente dirigidas a las siguientes áreas:
1. Adiestramiento
común para todo el personal, que incluya los aspectos teóricos de
legitimación de capitales, tales como: concepto, fases, metodologías,
mecanismos, instrumentos, legislación vigente y casos reales, entre
otros.
2. Actividades
de información para la Alta Gerencia, especialmente en lo relacionado a
los riesgos que representan para el Sujeto Obligado las metodologías de
legitimación de capitales que hayan sido detectadas en el país o en el
exterior, las estadísticas de los reportes de actividades sospechosas
detectadas por la Institución, así como la efectividad de las políticas
y procedimientos reglamentarios y de los controles internos adoptados.
3. Adiestramiento
para el personal que tiene contacto directo con el público, incluyendo
gerentes, productores, etc., debiendo contemplar la política conozca a
su cliente, conozca a su empleado, conozca su marco legal, detección de
actividades sospechosas y reporte interno de las mismas.
4. Entrenamiento
para el personal de Auditoría Interna, con énfasis en métodos y
procedimientos para supervisar el cumplimiento de la legislación vigente
y los controles internos establecidos por el Sujeto Obligado para la
prevención de legitimación de capitales, así como para evaluar la
efectividad de los mismos.
5.
El personal que
ingresa recibirá obligatoriamente una inducción en esta materia, antes
de desempeñarse como empleado.
6. Otros,
de acuerdo con la estructura organizativa del Sujeto Obligado, de forma
tal que el adiestramiento sea impartido a todas las sucursales y
dependencias que de alguna manera deban tener ingerencia en las
actividades de prevención y control de legitimación de capitales.
Igualmente, el programa cubrirá los aspectos que deben ser conocidos por
el personal en sus diferentes niveles, relacionados con el mercado y los
productos y servicios ofrecidos por la Institución.
Artículo 31.- Los Sujetos Obligados
diseñarán un documento a suscribir individualmente por todos los
directivos y trabajadores, por medio del cual declaren haber recibido
información y adiestramiento sobre la materia de prevención y control de
legitimación de capitales para evitar y minimizar el delito de
legitimación de capitales.
Título V
Conocimiento de los Empleados
Artículo 32.- Los Sujetos Obligados deberán prestar especial
atención a la selección de su personal, verificando los datos e
informaciones por ellos aportados, así como las referencias de trabajos
anteriores que presenten, especialmente, cuando tengan conocimiento que
el aspirante a un cargo en la Institución ha laborado en otras empresas
del sector asegurador, a las cuales deberá solicitar la información
pertinente.
Artículo 33.-
Los supervisores a todos los niveles deberán prestar especial atención a
la conducta y posibles cambios en las costumbres y nivel de vida de los
trabajadores a su cargo, la cual debe estar en concordancia con el nivel
de su remuneración. Igual atención deberán prestar a su nivel de
endeudamiento, el hacer o no uso de sus vacaciones, cambios de estado
civil y el recibo de regalos por parte de los clientes. Todo esto debe
realizarse, a fin de garantizar en buena medida la probidad de todos los
trabajadores.
Artículo 34.- El Oficial de
Cumplimiento deberá con frecuencia recordar a los trabajadores y en
especial a los supervisores, el contenido del Código de Ética adoptado
por el Sujeto Obligado de manera que actúen siempre observando sus
postulados. A tal efecto, se hace necesario hacer entrega de un ejemplar
del mismo a todos los trabajadores del Sujeto Obligado, quienes deberán
firmar como prueba de haber recibido el referido ejemplar.
Título VI
Supervisión del Cumplimiento de las Normas
Artículo 35.-
Los Sujetos Obligados deberán elaborar un Programa Anual de Seguimiento,
Evaluación y Control que deberá ser ejecutado por su dependencia de
Auditoría Interna, a fin de comprobar el nivel de cumplimiento de la
normativa vigente y los planes, programas y controles internos adoptados
por el Sujeto Obligado para prevenir, controlar y detectar operaciones
que se presuman relacionadas con la legitimación de capitales. Dicho
programa deberá ser de uso restringido o confidencial e indicar las
dependencias a auditar, frecuencia de las auditorías o fechas
aproximadas y los aspectos a inspeccionar en cada oportunidad.
Artículo 36.- Para la realización de
las inspecciones o auditorías de cumplimiento mencionadas en el artículo
anterior, se elaborarán programas de trabajo con listas de verificación
o control, a fin de facilitar a los auditores internos cubrir todos los
aspectos que deben ser revisados en cada dependencia, incluyendo las
sucursales o agencias. Asimismo, prepararán un informe con los
resultados de las inspecciones y las recomendaciones correspondientes,
el cual será entregado al Presidente del Sujeto Obligado, con copia para
el Oficial de Cumplimiento.
Artículo 37.-
Los actores ejecutivos de la estructura del Sistema Integral de
Prevención y Control al cual se refiere el artículo 6 de la presente
Providencia, deberán elaborar sus respectivos Planes Anuales de
Seguimiento, Evaluación y Control, que serán aplicados para asegurarse
que sus obligaciones en materia de prevención y control de legitimación
de capitales se estén cumpliendo adecuadamente.
Artículo 38.- Los Sujetos Obligados
deberán exigir a sus Auditores Externos un Informe Anual Sobre
Prevención y Control de Legitimación de Capitales, con relación al
cumplimiento del Plan Operativo Anual que establecen los artículos 5 y
17 de la presente Providencia y los métodos y procedimientos internos
implementados por dichas instituciones para prevenir los intentos de
utilizarlas como medio para legitimar capitales, así como evaluar el
cumplimiento por parte del Sujeto Obligado de los deberes que se les
establecen en los artículos 101, 214, 215 y 216 de La Ley Orgánica
sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas y de la Normativa
emitida por esta Superintendencia de Seguros y todas aquellas
disposiciones vigentes emitidas por las autoridades competentes,
relativas al delito de legitimación de capitales, emitiendo por último
sus conclusiones y recomendaciones. Dicho Informe debe hacerse del
conocimiento de la Junta Directiva del Sujeto Obligado, conjuntamente
con las recomendaciones u observaciones emitidas por la Unidad de
Prevención de Legitimación de Capitales de esta Superintendencia de
Seguros.
Para la preparación y elaboración de este informe, los Auditores
Externos no podrán tener acceso a la información relacionada con los
casos que se investiguen o que hayan sido reportados a las autoridades
por actividades sospechosas de estar relacionadas con los delitos que se
pretenden prevenir con la presente Providencia.
Aquellas operaciones detectadas durante las inspecciones por los
Auditores Externos, que a su criterio constituyen actividades
sospechosas, deberán ser informadas al Oficial de Cumplimiento, quien
las evaluará conjuntamente con el Comité de Prevención y Control de
Legitimación de Capitales y decidirá si deben ser reportadas a la Unidad
de Prevención de Legitimación de Capitales de esta Superintendencia de
Seguros.
El Informe Anual Sobre
Prevención y Control de Legitimación de Capitales deberá ser entregado a
esta Superintendencia de Seguros por los Sujetos Obligados, antes de
finalizar los noventa (90) días calendarios siguientes al cierre del
ejercicio anual.
Artículo 39.-
Cuando los Auditores Externos o las personas jurídicas especializadas
emitan un dictamen desfavorable con relación al cumplimiento por parte
de los Sujetos Obligados, de sus obligaciones legales previstas en la
Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas y en las
presentes normas, esta Superintendencia de Seguros podrá practicar una
inspección parcial para comprobar la exactitud del dictamen emitido y
exigir las acciones correctivas correspondientes.
TÍTULO VII
DE LOS REPORTES SISTEMÁTICOS Y DE
ACTIVIDADES SOSPECHOSAS
Artículo 40.- Los Sujetos Obligados
prestarán especial atención a las relaciones de negocios y transacciones
con personas naturales o jurídicas de los países que no apliquen
regulaciones similares a la normativa establecida en la presente
Providencia. La Unidad de Prevención de Legitimación de Capitales de
esta Superintendencia de Seguros utilizará para tales fines el listado
emitido por la Superintendencia de Bancos y Otras Instituciones
Financieras, de aquellos Territorios o Estados cuya legislación es
estricta en cuanto al secreto bancario, de registro y comercial, o se
caracterizan por la escasa o nula tributación a que son sometidas las
personas naturales o jurídicas que ejercen sus actividades bancarias,
aseguradoras o comerciales en su jurisdicción.
Cuando las operaciones o transacciones no tengan en apariencia ningún
propósito que las justifique deberán ser objeto de un minucioso examen y
los resultados de este análisis serán puestos de inmediato y por escrito
a disposición de la Unidad de Prevención de Legitimación de Capitales de
esta Superintendencia de Seguros. Luego previo estudio del mismo, ésta
lo remitirá a la Unidad Nacional de Inteligencia Financiera de la
Superintendencia de Bancos y Otras Instituciones Financieras.
Artículo 41.- Los Sujetos Obligados
deberán prestar especial atención a las operaciones que por su cuantía y
naturaleza puedan dar lugar a considerar que se trata de operaciones
relacionadas con la legitimación de capitales, así como cualquier
operación cuyas características no guarden relación con la actividad
económica, profesional o comercial desarrollada por el asegurado,
contratante o beneficiario, que el número de pólizas contratadas,
fianzas, fideicomisos, otros encargos de confianza y contratos
administrados de salud, por las cantidades aseguradas o por las
características particulares del negocio, excedan los parámetros de
normalidad, lo cual pueda dar lugar a considerar que se está ante algo
inusual, no convencional, complejo o extraordinario. La comparación de
un negocio en apariencia inusual, no convencional, complejo o
extraordinario, con la información, el conocimiento y antecedentes que
se tengan del cliente y las indagaciones que se realicen o se hayan
realizado sin alertar al cliente, podrán determinar que dicha operación
deba calificarse como sospechosa.
Por sospecha debe entenderse aquella
apreciación fundada en conjeturas, en apariencia o visos de verdad que
determinará hacer un juicio negativo de la operación por quien recibe y
analiza la información, haciendo que desconfíe, dude o recele de una
persona por la actividad profesional o económica que desempeña, su
perfil financiero, sus costumbres o personalidad, así la Ley no
determine criterios en función de los cuales se puede apreciar el
carácter dudoso de una operación. Es un criterio subjetivo basado en las
normas de máxima experiencia.
Artículo 42.- Podrán considerarse
sospechosas las operaciones que presenten cualquiera de las
características que se mencionan a continuación, sin que estas
operaciones sean limitativas de otras situaciones que puedan
considerarse en apariencia inusual, no convencional, compleja o
extraordinaria:
1. Pago
de primas de seguros realizado en efectivo, por montos muy altos o
importantes e inclusive por sumas o cantidades pequeñas en los casos en
que tales prácticas resulten frecuentes o reiteradas.
2. Suministro
de información insuficiente o falsa por parte de los asegurados,
contratantes o beneficiarios.
3.
Asegurados, beneficiarios,
contratantes o personas naturales o jurídicas en trámite de serlo, que
aparecen sin motivo o justificación aparente como propietarios de bienes
que solicitan asegurar por montos inexplicables que no guardan relación
con su actividad profesional o comercial o con sus antecedentes o
referencias comerciales, bancarias o crediticias.
4.
Asegurados, contratantes o beneficiaros que se detecte que han
contratado con identidades ficticias o falsas o usurpando la identidad
de otra persona.
5. Asegurados,
contratantes o beneficiarios que se muestren renuentes o molestos a
suministrar datos adicionales sobre su identidad, dirección de
habitación u oficina, negocios a los que se dedican o actividad
comercial o profesional que desarrollan.
6.
Falta de interés asegurable.
7. Terminación
anticipada por parte de los asegurados,
beneficiarios o contratantes del contrato de seguros, en forma
reiterada.
8. Clientes
que se rehúsan a firmar la declaración de fe de origen de los fondos.
9. Clientes
que contratan pólizas cuyas primas son superiores a sus aparentes medios
económicos, que no tienen un propósito obvio, o donde la fuente o
naturaleza de los fondos que se van a utilizar es sospechosa.
10. Clientes que quieren invertir o comprar
un seguro y se encuentran más preocupados por la
pronta entrega o cancelación que por la liquidación a largo plazo o por
los términos económicos de la operación.
11.
Clientes que no parecen estar
preocupados por el precio de una póliza, o por la conveniencia del
producto para sus necesidades.
12.
Clientes que realizan numerosos
pagos en efectivo o en cheques personales, o con cheques que se cargarán
en una cuenta diferente a la del cliente.
13.
No existencia de relación alguna
entre el tomador de la póliza, el beneficiario o asegurado.
Artículo 43.- Los
Sujetos Obligados deberán remitir a la Unidad de Prevención de
Legitimación de Capitales de esta Superintendencia de Seguros la
información de aquellas operaciones que consideren como sospechosas
dentro del lapso de treinta (30) días consecutivos siguientes a la fecha
de realización de la operación.
En los casos en que un Sujeto
Obligado detecte una operación sospechosa después de vencido el plazo
establecido en este artículo, para su reporte a la Unidad de Prevención
de Legitimación de Capitales de esta Superintendencia de Seguros,
motivado a la complejidad de la transacción, a una nueva metodología
empleada, o cualquier otro motivo que lo justifique, la Institución
podrá anexar un escrito al formulario de reporte explicando las
circunstancias que originaron el retardo.
Artículo 44.- Los
formularios escritos de Reportes de Actividades Sospechosas, se
acompañarán de la documentación que sustente la presunción de actividad
sospechosa, informe detallado de la operación, los análisis efectuados
por cada una de las dependencias del Sujeto Obligado involucradas en la
operación, así como la conclusión emitida por éste y de todo lo que se
considere necesario para facilitar la evaluación y análisis de los
hechos, operaciones o actividades reportadas.
En caso de que los Sujetos
Obligados no hayan tenido conocimiento de la realización de alguna de
estas operaciones durante el lapso de un mes, deberán, dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización de dicho término,
informar a la Unidad de Prevención de Legitimación de Capitales de esta
Superintendencia de Seguros la no realización de operaciones de
naturaleza sospechosa.
Artículo 45.- La comparación de una
operación detectada como inusual, no convencional, compleja, en
tránsito, o estructurada, con la información que se tenga del cliente y
las indagaciones que se realicen o se hayan realizado sin alertar al
cliente, determinarán que dicha operación debe clasificarse como
sospechosa.
Artículo 46.- Para los
efectos del reporte de actividades sospechosas, no se requiere que el
Sujeto Obligado tenga certeza de que se trata de una actividad
delictiva, o de que los recursos provengan de ese tipo de actividad.
Sólo es necesario que el Sujeto Obligado presuma que son actividades
sospechosas, basándose en su experiencia y en los análisis que haya
realizado, considerando los supuestos previstos en el artículo 42 de la
presente Providencia.
El reporte de actividades
sospechosas no es una denuncia penal ni requiere de las formalidades y
requisitos de este modo de proceder; por ende, no acarrea
responsabilidad penal ni civil contra los sujetos obligados, ni contra
los empleados encargados de suscribir y enviar el reporte.
Artículo 47.- Las Empresas de Seguros
deberán informar, empleando
el formato de reporte de operaciones que se publica conjuntamente con
esta Providencia, a la Unidad de Prevención de Legitimación de Capitales
de esta Superintendencia de Seguros, cuando una persona natural o
jurídica, actuando en nombre propio o de un tercero celebre alguna de
las siguientes operaciones:
a)
Pólizas suscritas para amparar vehículos terrestres cuyo costo de
adquisición sea superior a dos mil unidades tributarias (2000 UT). Se excluyen del
reporte las siguientes pólizas: Vehículos propiedad de la República
Bolivariana de Venezuela, los Estados y Municipios, los Institutos
Autónomos, los establecimientos públicos y demás personas jurídicas de
derecho público en los cuales los organismos antes mencionados tengan
participación; las sociedades en las cuales los sujetos antes
mencionados tengan participación igual o mayor al 50% del capital
social; las sociedades en las cuales las personas referidas
anteriormente tengan participación igual o mayor al 50%; las fundaciones
constituidas y dirigidas por algunas de las personas referidas antes.
b)
Pólizas suscritas para
amparar naves,
independientemente de su costo de adquisición.
Se excluyen del reporte las
siguientes pólizas: 1) Naves propiedad de la República Bolivariana de
Venezuela, los Estados y Municipios, los Institutos Autónomos, los
establecimientos públicos y demás personas jurídicas de derecho público
en los cuales los organismos antes mencionados tengan participación; las
sociedades en las cuales los sujetos antes mencionados tengan
participación igual o mayor al 50% del capital social; las sociedades en
las cuales las personas referidas anteriormente tengan participación
igual o mayor al 50%; las fundaciones constituidas y dirigidas por
algunas de las personas referidas antes. 2) Naves propiedad de empresas
privadas dedicadas al transporte marítimo o fluvial de personas o
bienes, así como, las dedicadas a la actividad de pesca comercial.
c)
Pólizas suscritas para
amparar aeronaves,
independientemente de su costo de adquisición.
Se excluyen del reporte las
siguientes pólizas: 1) Aeronaves propiedad de la República Bolivariana
de Venezuela, los Estados y Municipios, los Institutos Autónomos, los
establecimientos públicos y demás personas jurídicas de derecho público
en los cuales los organismos antes mencionados tengan participación; las
sociedades en las cuales los sujetos antes mencionados tengan
participación igual o mayor al 50% del capital social; las sociedades en
las cuales las personas referidas anteriormente tengan participación
igual o mayor al 50%; las fundaciones constituidas y dirigidas por
algunas de las personas referidas antes. 2) Aeronaves propiedad de
empresas privadas dedicadas al transporte aéreo de personas, bienes y
correspondencia.
d)
Pólizas contratadas
para amparar bienes inmuebles, edificados o no, rurales o urbanos. Se
excluyen del reporte de las pólizas sobre estos bienes propiedad de la
República Bolivariana de Venezuela, los Estados y Municipios, los
Institutos Autónomos, los establecimientos públicos y demás personas
jurídicas de derecho público en los cuales los organismos antes
mencionados tengan participación; las sociedades en las cuales los
sujetos antes mencionados tengan participación igual o mayor al 50% del
capital social; las sociedades en las cuales las personas referidas
anteriormente tengan participación igual o mayor al 50%; las fundaciones
constituidas y dirigidas por algunas de las personas referidas antes.
Artículo 48.- La
información señalada en el artículo anterior deberá ser remitida en
forma mensual, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la
finalización de cada mes.
En caso de que la
Empresa de Seguros no
haya tenido conocimiento de la realización de alguna de estas
operaciones durante un período determinado, deberá, dentro del mismo
lapso señalado en este artículo, informar a la Unidad de Prevención de
Legitimación de Capitales de esta Superintendencia de Seguros la no
realización de operaciones de esta naturaleza.
Artículo 49.- La
información referida en los artículos 42 y 47 de esta Providencia será
remitida en formato escrito, pudiendo esta Superintendencia de Seguros
solicitarla en formato digital, cumpliendo las especificaciones que se
tengan a bien dictar, a objeto de que las informaciones suministradas
sirvan como guía para apoyar las investigaciones que inicien los órganos
de investigación en un momento determinado.
Artículo 50.- Los
Sujetos Obligados que tengan sucursales, agencias y/o compañías
relacionadas ubicadas en el exterior deberán contar con un sistema de
comunicación e información que permita efectuar un seguimiento a los
movimientos de dinero vinculados a las actividades objeto de la Ley
Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas y demás normas
previstas en la legislación venezolana relacionadas con la materia.
Artículo 51.- Cuando esta
Superintendencia de Seguros o los Órganos de Policía de Investigación
Penal soliciten información a los Sujetos Obligados, éstos, dentro de
las limitaciones establecidas en las leyes y las que se derivan del
negocio asegurador, realizarán sus mejores esfuerzos para establecer
mecanismos coordinados que permitan la investigación, seguimiento e
intercambio de información sobre las operaciones de legitimación de
capitales a que se refiere la presente Providencia.
Artículo 52.- Las informaciones
solicitadas por los Órganos Jurisdiccionales, el Ministerio Publico, los
Órganos de Policía de Investigación Penal o por la Unidad de Prevención
de Legitimación de Capitales de esta Superintendencia de Seguros, se
remitirán en el plazo prudencial que al efecto se indique en el oficio
de requerimiento, incluyendo los detalles solicitados sobre las
operaciones realizadas, anexando copia de los documentos necesarios que
permitan la verificación de la información suministrada. Siendo el plazo
para cumplir con esta obligación, el que se establezca en el oficio de
requerimiento para cada caso.
Los procedimientos que serán utilizados para las solicitudes de
información emanadas de la
Unidad de Prevención de
Legitimación de Capitales de esta Superintendencia de Seguros
serán las siguientes:
1. Se
indicará que la solicitud de información se sustenta en lo previsto en
el artículo 293 del Código Orgánico Procesal Penal, cuando sea requerida
por los Órganos de Investigaciones Penal, siempre y cuando la misma sea
efectuada por dichos Órganos dentro de las ocho (8) horas siguientes de
iniciada la investigación.
2. Se
indicará que la solicitud se encuentra basada en los artículos 292 y 309
del Código Orgánico Procesal Penal, en los casos en que sea solicitada
por el Ministerio Público, bien directamente o por intermedio de un
Órgano de Policía de Investigación Penal que actué bajo la dirección de
éste.
Se notificará cuando
la información requerida sea por instrucciones de los tribunales
competentes.
Se informará que la solicitud está basada
en la competencia de supervisión y fiscalización de la Unidad de
Prevención de Legitimación de Capitales de esta Superintendencia de
Seguros.
Únicamente serán
tramitadas las solicitudes de medidas preventivas y providencias
judiciales, cuando sean ordenadas por un juez competente, lo cual les
será notificado a través de oficio o circular.
Cuando un Órgano de Policía de
Investigación Penal solicite información relacionada con algún delito
previsto en la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y
Psicotrópicas y otros delitos tipificados por la Legislación Venezolana,
la misma deberá indicar el Fiscal del Ministerio Público que dirige la
averiguación. Asimismo, cuando se trate de una medida cautelar, deberá
indicar el Juez competente que la ordena.
Artículo 53.- Los empleados de los
Sujetos Obligados sometidos al control de esta Superintendencia de
Seguros no podrán advertir a los contratantes, asegurados o
beneficiarios que se han realizado averiguaciones o que se ha notificado
a las autoridades de actividades que puedan dar indicios de estar
relacionadas con la legitimación de capitales.
Artículo 54.- Cuando un cliente
solicite efectuar una operación de la cual exista indicio o presunción
de que esta relacionada con la legitimación de capitales, el trabajador
del Sujeto Obligado podrá negarle el servicio solicitado, pero deberá
informar de inmediato a la Unidad de Prevención y Control de
Legitimación de Capitales a través de los canales internos de reporte.
La Unidad informará al Oficial de Cumplimiento, quien de común acuerdo
con el Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales,
remitirá su reporte a la Unidad de Prevención de Legitimación de
Capitales de esta Superintendencia de Seguros.
Artículo 55.- Los Sujetos Obligados
deberán prestar especial atención a las informaciones obtenidas a través
de diferentes fuentes tales como:
1.
Medios de comunicación social.
2.
Organismos gubernamentales nacionales e internacionales.
3.
Asociaciones gremiales.
4.
Otras instituciones.
5.
Clientes.
6.
Investigaciones policiales y judiciales.
7.
Sus
agencias o sucursales.
8.
Internet.
9.
Otras a juicio del Sujeto Obligado.
Los Sujetos Obligados
deberán incluir en sus procedimientos internos de control, los
correspondientes a la revisión periódica de las mencionadas fuentes, a
fin de obtener las informaciones referentes a casos particulares,
ultimas tendencias de legitimación de capitales, o cualquier otra
información conveniente para fortalecer el Sistema Integral de
Prevención y Control, estableciendo a su vez, los procedimientos para la
divulgación interna a las dependencias interesadas, por medio de
mensajes electrónicos, reuniones periódicas o cualquier método efectivo
considerado por el Sujeto Obligado.
Aunque estas fuentes
contienen información altamente útil, no deberán producir
automáticamente un Reporte de Actividad Sospechosa, sin antes haber
indagado si existe una explicación razonable para las actividades
aseguradoras que realiza algún cliente del Sujeto Obligado y haber
cumplido todos los pasos contemplados en los canales internos de
reporte.
TÍTULO VIII
DE LA ACTUACIÓN DE ESTA
SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS
Artículo 56.- La Unidad de Prevención de Legitimación de Capitales
de esta Superintendencia de Seguros supervisará el cumplimiento por
parte de los Sujetos Obligados de lo previsto en la presente
Providencia.
Artículo 57.- La Unidad de
Prevención de Legitimación de Capitales de esta Superintendencia de
Seguros colaborará con el Ministerio Público y los Órganos de Policía de
Investigación Penal y otras instituciones competentes, requiriendo de
los Sujetos Obligados la información relacionada con los casos que se
investiguen.
Artículo 58.- La Unidad de
Prevención de Legitimación de Capitales de esta Superintendencia de
Seguros formulará las observaciones a los Sujetos Obligados, cuando
considere que los mecanismos adoptados no son suficientes y eficaces
para evitar que puedan ser utilizados como instrumentos para legitimar
capitales, a fin de que realicen los ajustes necesarios, los cuales
deberán ser informados a la Unidad de Prevención de Legitimación de
Capitales de esta Superintendencia de Seguros para evaluar su adecuación
a los propósitos que se persiguen.
Artículo 59.- Esta Superintendencia
de Seguros aplicará las sanciones establecidas en la Ley de
Empresas de Seguros y Reaseguros y en la Ley Orgánica sobre Sustancias
Estupefacientes y Psicotrópicas y demás normas previstas en la
legislación venezolana relacionadas con la materia, a los Sujetos
Obligados que incumplan con lo establecido en la presente Providencia,
sin perjuicio de las responsabilidades civiles o penales que pudieran
afectar al Sujeto Obligado o a alguno de sus miembros por el
incumplimiento de la legislación que rige la materia.
Título IX
Programas de Prevención Social
del Tráfico ilícito, Consumo de Drogas y Legitimación de capitales
Artículo 60.- Los recursos que los
Sujetos Obligados afecten al cumplimiento de lo previsto en el artículo
101 de la Ley Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas
podrán ser destinados a los siguientes fines:
1. Cancelación
de costos derivados de los programas continuos de entrenamiento de
funcionarios y empleados que trabajen en áreas sensibles para la
prevención integral social, control y fiscalización del delito de
legitimación de capitales, como lo son entre otros: el Comité Contra
la Legitimación de Capitales, Unidad Contra la Legitimación de
Capitales, gerentes y sub-gerentes de agencias y sucursales ubicadas
en el país y en el extranjero, encargados de procesar solicitudes de
seguros en cualquiera de sus modalidades, fianzas, fideicomisos, otros
encargos de confianza y contratos autoadministrados de salud, sobre
mecanismos eficientes y eficaces para controlar el cumplimiento de
procedimientos, sistemas y acciones contra la legitimación de
capitales.
2. La
cancelación de costos derivados de cursos de inducción, información,
formación y capacitación de empleados en general, sobre las
obligaciones legales de hacer y no hacer que les impone la Ley
Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, la presente
Providencia y demás normas emanadas de esta Superintendencia de
Seguros, para prevenir, controlar y fiscalizar el delito de
legitimación de capitales y el riesgo que corren sus trabajadores y la
Institución como Sujetos Obligados, por no cumplir con las normas de
cuidado, seguridad, de ética profesional, de los principios de defensa
y de confianza y del trabajo en equipo para ejecutar las políticas
corporativas aprobadas.
3. La
cancelación de costos sobre programas continuos y eventos de
prevención integral social del tráfico y consumo de drogas para sus
trabajadores y entorno familiar, tales como seminarios, talleres,
conferencias y actividades sociales, culturales y deportivas dirigidas
y diseñadas con el propósito de prevenir los delitos y consumo de
sustancias estupefacientes y psicotrópicas previstas en la Ley
Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, en el
sentido de prevenir los efectos nocivos y riesgos producidos por el
uso de sustancias ilícitas en su rendimiento y seguridad laboral y
profesional, así como brindarles las herramientas necesarias que les
permita formarse un concepto integral de prevención social sobre
planes y programas previamente revisados y aprobados por la Comisión
Nacional Contra el Uso Ilícito de las Drogas (CONACUID).
4. Gastos
destinados a diseñar y desarrollar una estrategia comunicacional,
destinada a divulgar entre sus empleados y clientes las obligaciones
legales de los Sujetos Obligados para prevenir, controlar y fiscalizar
el delito de legitimación de capitales, así como mensajes informativos
o educativos para la prevención integral social del tráfico y consumo
de drogas, por escrito o por cualquier otro medio audiovisual, que
sean previamente revisados y aprobados por la Comisión Nacional Contra
el Uso Ilícito de las Drogas (CONACUID).
5. Diferentes donaciones a la
Comisión Nacional Contra el Uso Ilícito de las Drogas (CONACUID) y a
las sociedades civiles, asociaciones y fundaciones sin fines de lucro
dedicadas a la prevención, orientación, rehabilitación, investigación
científica y casas intermedias, en los términos y condiciones
establecidos en los artículos 94 y 97 de la Ley Orgánica sobre
Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas.
6. Contribuciones o donaciones,
destinadas a dotación genérica de cualquier organismo público y otros
entes dedicados a la prevención y consumo de drogas así como
prevención de legitimación de capitales, que tengan como objetivo
principal el combate del tráfico de drogas, la legitimación de
capitales y el consumo de sustancias estupefacientes y psicotrópicas.
7. Contribuciones dirigidas al
entrenamiento y capacitación de funcionarios de organismos públicos,
cuyas atribuciones estén vinculadas a los aspectos previstos en la Ley
Orgánica sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas para
prevenir el tráfico y otras normativas relacionadas con la
legitimación de capitales, el consumo y tráfico de drogas y afines,
que tengan la obligación de diseminar los conocimientos y destrezas
adquiridos entre los funcionarios y empleados de las instituciones
financieras.
8. Por costos, gastos y erogaciones
se entienden:
a) Los
de adquisición de equipos de informática, electrónicos o cibernéticos o
cualquier otro medio de técnica de vanguardia destinado a perfeccionar
los sistemas de análisis financiero de sus clientes y actividades
sospechosas de obligatoria información a esta Superintendencia de
Seguros y de procedimientos adecuados para asegurar altos rendimientos
de sus empleados en la prevención contra la legitimación de capitales y
de sistemas de petición y rendición de cuentas para auditores. Equipos
audiovisuales para educación, formación, información e inducción para
prevenir, controlar y fiscalizar el delito de legitimación de capitales
y la prevención integral social del tráfico y consumo de drogas ilícitas
para sus empleados, así como mobiliario idóneo para el mejor desempeño
de sus funciones.
b)
Materiales y servicios de apoyo como software o programas continuos de
informática, edición y distribución de manuales, compendios,
instructivos, solicitudes y contratos de pólizas con cláusula anti
legitimación de capitales, trípticos o folletos, afiches, multimedia, CD
room, correos electrónicos, páginas web, servicios de Internet o
intranet, disquetes, grabaciones de voz necesarias en el desarrollo de
los diferentes eventos, listas de chequeo, documentos de organismos
supragubernamentales, libros, leyes, normas y compromisos
internacionales o de otros Estados. Traducciones, correcciones de
estilo, adaptaciones de lenguaje, servicios de investigación y
desarrollo siempre que se trate de personas idóneas y con credenciales
suficientes para asesorar en las mencionadas materias.
c) Viáticos,
alimentación, hospedajes, pasajes para cursos, talleres, seminarios o
reuniones nacionales o de agencias y sucursales en el exterior, o
promovidas por otros países o de asociaciones supragubernamentales en el
exterior relacionados con la prevención de la legitimación de capitales
para empleados del área, instructores, facilitadores y asesores,
técnicos o especialistas contratados.
d) Costos
de los refrigerios de los diferentes eventos relacionados con la
materia.
e) Honorarios
de técnicos, especialistas instructores, traductores y asesores externos
contratados.
f) Bonificación
especial para los trabajadores asistentes en días no laborales o
feriados, así como horas comprendidas en días laborales pero fuera de la
jornada normal de labores, para empleados que reciban cursos de
instrucción y capacitación, organizadores e instructores de planta.
Artículo
61.- La
inversión de recursos financieros en alguno de los rubros antes
indicados, no exime en modo alguno a los Sujetos Obligados de su deber
legal de informar y educar a sus empleados acerca del tráfico de drogas
y de capacitarlos integralmente en la prevención y control de la
legitimación de capitales, propósito y razón del legislador, en el
contenido de los artículos 101 y 215 de la Ley Orgánica sobre Sustancias
Estupefacientes y Psicotrópicas.
Título X
Disposiciones
Transitorias
Artículo 62.- Los Sujetos Obligados
deberán remitir según requerimiento de las Superintendencia de Seguros
el Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Prevención y Control
de Legitimación de Capitales debidamente actualizado y el Plan Operativo
Anual, para su revisión y aprobación.
Título XI
Disposiciones
Finales
Artículo 63.- La presente
Providencia entrará en vigencia en la fecha de su publicación en la
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
Artículo 64.- Se derogan la
Providencia número 2820 de fecha 7 de diciembre de 1999, publicada en la
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela número 5.431
Extraordinario del 7 de enero de 2000, la Providencia número 347 del 15
de febrero de 2001, publicada en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela número 37.146 del 22 de febrero de 2001 y la
Circular número FSS-2-ULC-7770-10477 del 1 de septiembre de 2000, todas
emanadas de esta Superintendencia de Seguros.
Publíquese.
LUCIANO OMAR ARIAS
Superintendente de Seguros
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