Deberá formularse en papel sellado del Distrito Metropolitano de Caracas, en su defecto, en papel común con timbres fiscales de acuerdo a lo dispuesto en el parágrafo tercero del artículo 31 del Decreto con Fuerza y Rango de Ley de Reforma Parcial de la Ley de Timbre Fiscal del 22 de Octubre de 1999, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.416 de fecha 22 de Diciembre de 1999, en concordancia con lo establecido en los artículos 13 y 26 de la ordenanza de Timbre Fiscal del Distrito Metropolitano de Caracas publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Metropolitano de Caracas N° 15 Extraordinaria de fecha 12 de Noviembre de 2003 (0,02 Unidades Tributarias por cada folio) y firmada por los interesados, o por el formulario de Denuncia.

Deberá acompañarse al escrito de denuncia copia del condicionado de la póliza de seguros suscrita; la carta de rechazo, en caso de que exista; y la notificación del siniestro ante la empresa de seguros, así como todo documento que pruebe el hecho denunciado.

Luego de recibida la denuncia y dependiendo del contenido de la misma, se requerirá documentación a la empresa de seguros con el fin de obtener mayor información del caso o, de considerarse que es suficiente su contenido, se procederá a notificar a la parte denunciante y a la empresa aseguradora para que asistan al procedimiento conciliatorio con un funcionario de la Superintendencia de la Actividad Aseguradora. En este acto ambas partes expondrán sus alegatos con relación con los hechos denunciados, a fin de lograr acuerdos. Culminado el acto, el funcionario levantará un acta en la cual dejará constancia de los argumentos expuestos de cada uno de los sujetos asistentes al acto.

En caso de lograrse algún acuerdo se indicará esta circunstancia en el Acta que se levante. En el supuesto de no obtenerse una conciliación el funcionario de la Superintendencia de la Actividad Aseguradora se dirigirá a ambas partes para consultarles si aceptan o no la controversia sea sometida a arbitraje por ante la Superintendencia de la Actividad Aseguradora. Si las partes, debidamente facultadas para ello, aceptan que el Superintendente de Seguros intervenga como árbitro arbitrador, el funcionario deberá remitir, de ser el caso, el expediente a la Dirección Legal a fin que se inicie el procedimiento administrativo correspondiente, de acuerdo con las previsiones contenidas en el Reglamento General de la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros y el Código de Procedimiento Civil.

Si las partes no aceptan la intervención de la Superintendencia de la Actividad Aseguradora como árbitro en la controversia, se iniciará el procedimiento administrativo correspondiente o se ordenará el archivo del expediente en caso que no hubiesen suficientes elementos para iniciar una averiguación administrativa. En el primer supuesto, la Superintendencia de la Actividad Aseguradora procederá a emitir el auto de apertura de la averiguación administrativa correspondiente si existe alguna infracción al contenido de la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, siendo notificado tal acto a la empresa de seguros, al contratante, asegurado o beneficiario de la póliza y a cualquier interesado en dicho procedimiento; todo ello de conformidad con lo previsto en el artículo 73 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. En dicho auto de apertura se designará un funcionario quien instruirá el expediente respectivo y evacuará todas las pruebas relacionadas con la denuncia interpuesta, asimismo, podrá realizar inspecciones en la sede de la empresa, de conformidad con lo previsto en los artículos 12 y 178 de la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, en concordancia con el artículo 26 de su Reglamento General de Aplicación.

Igualmente, según lo establecido en el artículo 48 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, se abre un lapso probatorio de diez (10) días hábiles contados a partir de la notificación a los interesados, para promover y evacuar, bien de oficio o a solicitud de parte, todas las pruebas relacionadas con el asunto que se investiga.

La Superintendencia de la Actividad Aseguradora tendrá un lapso de cuatro (4) meses para decidir, contados a partir de la apertura de la averiguación, de conformidad con lo establecido en los artículos 60 y 61 de la Ley de Procedimientos Administrativos.

Contra las decisiones de la Superintendencia de la Actividad Aseguradora podrá interponerse el Recurso de Reconsideración previsto en el artículo 94 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la notificación.